Pozor na předpřipravené vzory a šablony dokumentace BOZP a PO. Mohou vás dostat do velkého maléru

Na předpřipravené vzory dokumentace BOZP a PO jsme již v některých našich článcích upozorňovali, ale zatím jen velmi krátce a nedostatečně. Protože se tu a tam setkáme u našich nových klientů s otázkou typu: „A co stáhnout z internetu nějaký ten vzor dokumentace? Nám to bude určitě stačit. Je to rychlý a určitě nám dáte slevu, ne?“, rozhodli jsme se, že jednou pro vždy všem vysvětlíme, proč na tuto otázku odpovídáme: „Vzor dokumentace BOZP a PO rozhodně ne! S takovou u nás bohužel nepořídíte.“ V tomto článku se budeme tedy věnovat připraveným šablonám a vzorům pro dokumentaci BOZP a PO a pokusíme se vám osvětlit všechna jejich úskalí.

Argumenty, proč říct vzorům jasné NE!

Uvědomte si, že BOZP a PO jsou extrémně složité agendy. Jejich správnému a kvalitnímu zvládnutí předchází řada analýz a dalších úkonů a dokumentů. Nejčastěji se jedná o níže uvedené:

• vstupní audit
• registr rizik
• kategorizace prací
• školení zaměstnanců
• revize a kontroly
• interní směrnice
• požární ochrana
• kniha úrazů

Na základě těchto skutečností je teprve možné zvládnout agendy BOZP a PO na vysoké úrovni tak, aby v praxi opravdu fungovaly. Pokud se všem těmto krokům vyhnete a jen vyplníte předpřipravený vzor nebo nějakou šablonu staženou z internetu, jak chcete dosáhnout výsledku? A jde vám vůbec o kvalitní výsledek nebo jen o jakousi dokumentaci na oko pro úřady? To je třeba si řádně rozmyslet. Jenže pozor, ani úřady vám dokumentaci vypracovanou podle nějakého pochybného vzoru nemusí uznat a můžete za to ve finále draze zaplatit.

„Jde vám o kvalitní výsledek nebo chcete mít dokumentaci BOZP a PO jen na oko pro kontrolním orgány?“

Pamatujte na to, že dokumentace BOZP a PO se zpracovává každé firmě na míru, a to zejména dle následujících faktorů:

• velikost a hierarchie firmy
• počet zaměstnanců
• profesní zaměření
• druh provozu dle rizikovosti

Každá firma je tedy jiná, má jiné pracovní prostředí, je jinak riziková, používá jiné technologie, jiné stroje atd. A do dokumentace pak všechny tyto náležitosti musíte zpracovat tak, aby na sebe všechno logicky navazovalo a dávalo smysl. Ale to není vše. Existuje také řada dalších legislativních povinností, které musíte při zpracování dokumentace BOZP a PO zohlednit.

„Každá firma je originál. Má jiná rizika, jiné technologie, jiné pracovní prostředí. A tomu je potřeba přizpůsobit také dokumentaci.“

Pokud vás zajímá, co má dokumentace BOZP obsahovat, přečtěte si podrobný článek “Co obsahuje dokumentace BOZP? Přehled toho nejdůležitějšího”, případně článek “Zpracování dokumentace BOZP v 5 krocích”. Po přečtení těchto článků rychle pochopíte, že vyplněním firemních údajů do vzorové či šablonové dokumentace BOZP, kterou jste si právě stáhli nebo koupili na internetu, úřady a kontrolní orgány (SÚIP, HZS) rozhodně neuspokojíte.

„Stále jste v pokušení a něco vám říká, ušetřím? Připravte se na pokutu!“

Přiznejte se, že jste stále v pokušení si najít na internetu nějaký ten vzor nebo šablonu pro dokumentaci bezpečnosti práce a požární ochrany, doplnit několik základních informací a mít to co nejdřív za sebou. Ano, je to jeden ze způsobů, jak tu agendu rychle a relativně levně vyřešit, nicméně důrazně varujeme, že je to velmi krátkozraké. Proč?

Konkrétní příklad z praxe středně velké výrobní firmy

Oslovil nás jeden nejmenovaný zákazník. Prozradit můžeme jen to, že se jednalo o středně velkou výrobní firmu s 50 zaměstnanci. Majitel přišel s tím, že si koupil vzory dokumentace BOZP a PO, které byly údajně zaměřené na konkrétní činnosti jeho firmy a byly přizpůsobené jejich provozu, ale že mu přišla kontrola bezpečnosti práce z OIP a dostal pokutu, protože mu v dokumentaci našli řadu nesrovnalostí. Naštěstí byl úředník shovívavý a dal firmě jen pokutu v nejnižší možné míře (jednalo se naštěstí jen o desítky tisíc korun) s tím, že musí samozřejmě zjištěné nedostatky odstranit v předem domluveném termínu.

Majitel firmy se snažil vzor dokumentace BOZP reklamovat u firmy, od které je zakoupil, ale bohužel neúspěšně. A protože neměl moc času, reklamaci vzdal. Začal tedy pátrat na internetu a přečetl si jeden z našich článků, kde jsme na vzory upozorňovali. Neváhal a kontaktoval nás. Druhý den jsme byli u něj na firmě, kde nás seznámil se všemi podklady, abychom jeho situaci prověřili a případně dali co nejdříve do pořádku.

V čem byl tedy problém? Jaký problém odhalil úředník z OIP při kontrole dokumentace BOZP této firmy? Přesně to, co jsme předpokládali. Měl nesprávně zpracované místní podmínky a interní směrnice, chyběl mu registr rizik a kategorizace prací. Takže jsme začali hezky od začátku, tedy vstupním auditem BOZP, díky kterému jsme načerpali, co, za jakých podmínek a v jakém prostředí vlastně dělá. Sestavili jsme mu komplexní dokumentaci nejen BOZP, ale také PO. Protože byl z celé situace značně nervózní a neměl už moc důvěry, připomněli jsme mu, že za námi zpracovanou dokumentaci zodpovídáme a navíc, že se další kontroly zúčastníme i my. Vše jsme dali do naprostého pořádku a při kontrole vše proběhlo velmi hladce. Prošli jsme na výbornou. Jak snadné, že?